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        1. 制作PPT的要求,如何做好它


          一、PPT的特征

          PPT作為一個展示方案的工具,最大的優勢是它本身展示的特點:適用各種場合(5-500人)、演示性強效率高、提綱挈領結構清晰、重點突出主次分明……
          二、PPT的要素

          PPT 的要素分為圖像、聲音、動作、人的解說、文字等幾個要素,其中以圖像和文字是PPT最為重要元素,在展示PPT的同時,人的思維里所有信息是連接到圖像和文字上的,人的解說也是跟著PPT走的,其他包括聲音和動作等也是為了展示需要進行的多功能輔助。下面就PPT的幾個功能進行分類描述,給大家工作中作為參考:
          [圖像]

          圖像是ppt區別于Excel和Word及其他辦公軟件的主要特點,所以PPT要突出這個特點,并利用多種手法把圖像的展示性發揮到極致,其他所有手段都要為了圖像這個元素服務。

          圖像元素包括:圖片、圖表、線條組合、文字模塊、色彩等所有能形成圖像的其他元素的組合。
          要求:

          1、色彩不能相差太大:整個PPT看下來,圖片要統一的感覺,色彩不要相差太大,除非要強調兩者的對比性,一個模塊和一個PPT里面都是這些要求;插入文本分兩種色塊,一般為灰色填充25%,標題為灰色填充50%或75%.外框根據需要而定,可有可無。在一個PPT里,所有信息的框架要和模板保持一定空白,不能100%占有所有空間,當然空白太多視覺效果也不佳,有種欠缺之感,一般來說,所有信息占有空間應是模板的80%-95%.

          2、圖片組合風格統一:圖片的組合要顯示主體還是輔助文字,確定好以后,對圖片大小和布局進行整理,每個PPT要分清主次,多個圖片之間的邏輯結構要有規律,如果之間是平行關系的話,之間的占有空間的比例為2:1:1或1:1:2或4:2:1:1,圖像組合應該是一個完整的長方形或正方形;
          注意:說明性輔助圖片宜小不宜大,展示主畫面要占PPT的三分之一強;圖片之間要留大約1mm縫隙,具體情況根據圖片的組合而定;圖片信息,不宜用太多的線條指示,每個圖片圈數不要超過3個,線條不要超過3條,1條為宜。

          3、圖表展示要清晰:一個PPT中,最好只有一個圖表,因為圖表的特點就是使復雜的問題簡單化,所以要求圖表一定要用簡單的元素概述復雜的問題。如果問題太多,一個圖表放不下,就用兩張PPT分別表示,其余空白用文字填充。

          在圖表展示中,涉及到文字問題,文字在圖表中個人認為應該看做展示性的圖像,要符合視覺的需要和整體的格局分布,一般標題用20號字體黑體,正文小標用18號宋體,正文部分可以用14號或12號宋體(其他小字用12號或9號)。其他字體如華文細黑、微軟雅黑、楷體可作為輔助字體用,如小行說明文字,為了區別正文可以用楷體。

          圖表中的數字,能用阿拉伯數字的不用漢字。一般情況下,標題要求左右垂直都居中,而其他數據要求左對齊或右對齊。圖表框的要求一般要比里面線條粗一般為1.5磅或2.5磅,里面用0.75磅值的線條,為了圖表和圖像的搭配,可以把圖表框設成有色框或復線框。

          4、線條組合要美觀:線條組合相當于繪畫,所用線條要自然形成某種形狀,最常見的有專業的咨詢工具模型就是用線條組合形成的圖形。它是借助現有實物或思維特征進行的組合來闡述要表達的信息。

          線條要求有特殊含義、簡潔,能和文字圖片有效結合,利于展示。
          在線條組合中值得介紹的是作為圖表作畫的專業軟件VISIO,注意空間的布局和各種圖形代表的含義。

          5、文字要突出關鍵字:文字在PPT里是作為輔助元素出現的,上面已經有所提及。除此之外,文字不宜過多,最多不能超過8行,一般占據的空間為左上角大約四分之一大小作為圖片的說明;如果是要圖片說明文字,則要求圖片在左邊或右邊約三分之一大小的空間,中間及另一邊約三分之二空間放置文字。

          動作,一般在PPT演示中要求不能太眩,“從中間到左右”或者“由右向左”“展開”等,慎用飛入、旋轉等大動作,以免使觀眾把過多精力放在這里,動作也是輔助手段,要經過長期積累去感悟各種效果以至形成自己的風格。
          [人的解說]

          人的解說,是建立在充分了解PPT所要展示的信息基礎上,因此,PPT所要展示的信息應該是人解說需要遵循的一個梗概和思路,只是起到提示作用,而不應該是主要作用。解說的最高境界應該是提前計時后,PPT的展示和解說融合為一體,演示者不需對PPT進行暫停,解說完畢時,PPT停止。

          動作,一般在PPT演示中要求不能太眩,“從中間到左右”或者“由右向左”“展開”等,慎用飛入、旋轉等大動作,以免使觀眾把過多精力放在這里,動作也是輔助手段,要經過長期積累去感悟各種效果以至形成自己的風格。
          [人的解說]

          人的解說,是建立在充分了解PPT所要展示的信息基礎上,因此,PPT所要展示的信息應該是人解說需要遵循的一個梗概和思路,只是起到提示作用,而不應該是主要作用。解說的最高境界應該是提前計時后,PPT的展示和解說融合為一體,演示者不需對PPT進行暫停,解說完畢時,PPT停止。

          文字在排版中,注意原有格式的應用。如果沒有要求原有格式,那么在進行排版時,要注意標題欄中的“項目符號和編號”中選取合適的格式進行排版。
          一般情況下,最好用word排版好的粘貼到PPT中,行間距、對齊等格式要求能很好地表現。
          [聲音]

          在認識一個事物,就要對它的所有要素進行分析,在這里我們一起交流了:圖片、圖表、線條組合、文字模塊、色彩、聲音和人的解說等要素,對于其他沒有提及的,也希望更多同行和朋友不斷補充,共同交流。

          聲音包括背景聲音一直延續發聲、插入即時聲音輔助要求中間插入一段,背景聲音要小不能超過解說人的聲音,而插入即時聲音要求大,稍微超過解說人聲音。如果為他人做PPT展示,要提前測定聲音的大小,如果自己解說,要先試調。
          [動作]


          在解說中,要注意在能用圖示看清楚說明問題的,一帶而過,用圖示說明。圖示說明不了,用適當的解說仍不能表達清楚的,說明圖示有問題。

          PPT是一種日常使用非常頻繁的展示工具,從它的性質和作用,根據自己的習慣和觀眾的要求,在日積月累中形成自己的風格,而且要求自我在每次制作的時候都有提升,這是一個不斷發展的過程。

           

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